Gide x Regimbeau – Patent Litigation : retour sur la conférence organisée par l’AAPI, l’ASPI et la CNCPI en avril 2024 sur la plateforme incontournable de la JUB : le CMS (Case Management System), nouvelle interface avec laquelle les praticiens doivent se familiariser

Parce que les recours devant la Juridiction Unifiée du Brevet ("JUB" ou "Juridiction") ne peuvent être introduits que par l'intermédiaire du système de gestion des dossiers de la Juridiction, accessible depuis le site internet suivant : https://cms.unified-patent-court.org, se familiariser avec le "CMS" (Case Management System) est indispensable pour les praticiens.

Le système de gestion des affaires (CMS – Case Management System) de la JUB été mis en service le 1^er mars 2023, afin, notamment, que les représentants des parties puissent s'y enregistrer.

Fin août 2023, c'était chose faite pour bon nombre d'entre eux, puisque 5300 représentants des parties se sont enregistrés dans le CMS. Dès l'ouverture du CMS, les détenteurs de brevets qui veulent bénéficier de l'opt-out peuvent y enregistrer leur choix en amont de tout litige devant la JUB.

Le 4 avril 2024 à l'auditorium Robert Badinter de la Maison des avocats à Paris, l'Association des Avocats en Propriété Industrielle (AAPI), les Spécialistes en Propriété Intellectuelle de l'Industrie (ASPI) et la Compagnie Nationale des Conseils en Propriété Industrielle (CNCPI) ont alors organisé une formation exclusivement consacrée au CMS.

Cette présentation s'est faite en présence de Madame Camille Lignières, Présidente de la division locale de Paris de la JUB, Madame Carine Gillet, juge à la division locale parisienne, ainsi que de Madame Charlotte Ferhat, greffière à la division locale de Paris.

Le représentant JUB Emmanuel Larere, avocat associé (cabinet Gide), qui a avait participé à la première table ronde sur les premiers retours d'expérience des acteurs français ayant participé aux premières affaires devant la JUB lors d'une conférence organisée par l'AAPI et l'ASPI le 7 décembre 2023 (cliquez ICI pour lire notre article sur cet évènement), a de nouveau fait part de son expérience, cette fois-ci sur l'utilisation et les fonctionnalités de l'interface pour communiquer avec la JUB, et notamment :

• les modalités d'inscription en tant que représentant devant la JUB directement dans le CMS ;
• les modalités d'accès au CMS et le processus d'authentification au système, lequel est basé sur un schéma d'authentification forte, avec un certificat utilisé pour l'authentification (nécessaire pour le login) et un certificat pour signer électroniquement les documents que l'utilisateur souhaite télécharger dans le CMS, avec l'utilisation de la clé RPVA pour les avocats français  ;
• la présentation de l'interface ;
• la recherche d'affaires en cours ;
• la création d'un "workflow" ;
• la fonctionnalité de constitution d'une équipe juridique ("legal team") depuis le 28 novembre 2023, qui permet aux représentants JUB et à d'autres utilisateurs, tels que les assistants juridiques, d'avoir accès et de travailler sur des affaires devant la Juridiction en tant qu'équipe ;
• le processus du "filing" et les onglets à remplir ;
• la possibilité de télécharger plusieurs documents à la fois à partir d'un même dossier ;
• l'obtention d'un numéro de dossier ;
• les modalités de communication de la JUB, le contact avec le greffe, la vérification des fichiers téléchargés par le greffe et le suivi de dossiers ;
• la fonctionnalité d'auto-correction/mise à jour des données du représentant saisi dans le CMS dans une affaire en cours, etc.

Cette formation fut également l'occasion de souligner les dysfonctionnements occasionnels du CMS qui, comme tout système dématérialisé, est assujetti aux pannes informatiques, lesquelles ne sont pas sans conséquences concrètes puisque la JUB prend régulièrement en compte les difficultés rencontrées par les utilisateurs avec l'interface pour ajuster le point de départ des délais devant la Juridiction.

Les intervenants ont également mis en avant qu'il est fréquent qu'en raison du grand nombre d'utilisateurs accédant au CMS en même temps, le système de gestion de dossiers de la JUB est parfois lent et, même s'il ne cesse pas de fonctionner, il était parfois difficile d'accéder à toutes les fonctionnalités du système.

Ces remarques ont été bénéfiques puisque le CMS a été reconfiguré pour mieux répondre au nombre d'utilisateurs qui sollicitent les services de la Juridiction.

Les intervenants ont également rappelé que des formations destinées à tous les utilisateurs sont proposées régulièrement sur le site de la JUB, afin de les accompagner dans l'utilisation des fonctionnalités de ce nouvel outil.